07文件与资料管制程序
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版本版次：A0 环境管理系统 制定日期:16 年 05 月 15 日
文 件 编 号 文件与资料管制程序 修改日期:
XX-2-7 页 次： 1/7
一、目的
制定本程序以确保公司文件制订、修订、回收、废止及保管均得到有效的管制，使过时作
废的文件及时撤离各使用场所，并能随时获得适当且有效之最新版本。
二、范围
凡属本公司与环境系统有关的文件和资料的制作与管理均适用之。（如：环境手册、程
序文件、作业指导书、表单、ISO14001 标准等）。
三、标准
ISO14001/2015 7.5 文件化信息。
四、权责
4.1 内部文件管制权限表
文件类别 文件名称 制订 审核 核准 分发管制部门
一阶 环境手册 执行总干事 管理者代表
及部门主管
最高管理者 文管中心
二阶 程序文件 部门负责人 管理者代表
及部门主管
最高管理者 文管中心
三阶 作业指导书 部门负责人 管理者代表
及部门主管
最高管理者 文管中心
四阶 环境记录 随同一、二、三阶层文件一同审批 文管中心
4.2 外来文件
外来文件于封面加盖文件发行章并登录于【文件一览表】中，按条款 6 执行。
五、定义
5.1 外来文件
ISO14001 标准、客户图纸与资料及客户标准、法律法规、国家标准、行业标准等文件。
六、作业内容
6.1 体系文件系统架构为如下四层
6.1.1 环境手册（一阶文件）：叙述公司方针与环境政策之文件；
6.1.2 作业程序（二阶文件）：与 ISO14001:2015 系列要项相关之所需程序文件、管
理办法等；
6.1.3 支援文件（三阶文件）：作业指导书、操作标准书等；
6.1.4 标准窗体格式（四阶文件）：为记录活动、产品和服务的状态和所达到的结果的
体系记录所需之标准表单格式。
广州市 XX 有限公司
版本版次：A0 环境管理系统 制定日期:16 年 05 月 15 日
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6.2 环境系统文件编号原则
为了控制文件皆有一独立的编号，其编号方法如下:
6.2.1 一、二、三、四阶文件类别代号
1…………一阶文件 《环境手册》；
2…………二阶文件 《环境管理程序书》；
3…………三阶文件 《作业指导书、操作标准书》等；
4…………四阶文件 用于体系记录之标准窗体。
6.2.2 一、二阶文件“环境手册、作业程序书”之编号原则
* - * - *
6.2.3 三阶文件之作业标准等编号原则
6.2.3.1 三阶文件编号原则
* - * - * - *
6.2.4 外来文件编号原则
* - *
流水號
（001~999）
一、二階文件類別代號
三階文件類別代號
流水號（001~999）
部門代號
公司拼音简称
公司拼音简称
外来文件拼音简称（W）
流水號
（001~999）
广州市 XX 有限公司
版本版次：A0 环境管理系统 制定日期:16 年 05 月 15
日
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6.2.5 四阶文件标准表单格式编号原则
* ** * - *
6.2.6 部门代号
管理者代表：MA 文管中心：DM 管理部：MM W 营业部：WS
W 品保部：WQ W 生产部：WP W 技术部：WL
6.2.7 文件版本版次
6.2.7.1 一、二、三阶文件
版本（由 A-Z）
版次（由 0-9）
6.2.7.2 四阶文件
版本（由 A-Z）
6.2.8 一、二、三阶文件页次以 B/A 表示
A---表示该文件的总页数
B---表示该文件的页次
6.3 文件制订、修订、废止作业
6.3.1 文件制订作业：一、二、三阶文件，由制订部门填写【文件制订、修订、废止申
请】经权责主管审核后，依据本文件要求进行制订，制订单位制订好之文件
送相关部门会签，相关部门于【文件制订、修订、废止申请】会签无异议后，
交文管中心按文件编号系统（6.2）编号,呈请核准后发行.
6.3.2 文件修订作业
6.3.2.1 一、二、三阶文件若有不合现状需修改或增订者,由欲修改或增订部门或
人员提出【文件制订、修订、废止申请】,转相关部门会签后,呈权责主管
审核.原文件制订部门接获已审核完成之【文件制订、修订、废止申请】
在文件修订记录写明【文件制订、修订、废止申请】编号内容,经权责主
管审核后文管中心按 6.4 分发、回收处理。
表單流水號（001~999）
文件所属二或三階文件代码
四階阶文件類別代號
公司拼音简称
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版本版次：A0环境管理系统制定日期:16年05月15日文件编号文件与资料管制程序修改日期:XX-2-7页次：1/7一、目的制定本程序以确保公司文件制订、修订、回收、废止及保管均得到有效的管制，使过时作废的文件及时撤离各使用场所，并能随时获得适当且有效之最新版本。二、范围凡属本公司与环境系统有关的文件和资料的制作与管理均适用之。（如：环境手册、程序文件、作业指导书、表单、ISO14001标准等）。三、标准ISO14001/20157.5文件化信息。四、权责4.1内部文件管制权限表文件类别文件名称制订审核核准分发管制部门一阶环境手册执行总干事管理者代表及部门主管最高管理者文管中心二阶程序文件部门负...
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作者：一如既往
分类：体系管理
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属性：9 页
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格式：DOC
时间：2026-03-12
