信息交流与相关方控制程序

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信息化交流与相关方控制程序

编号 SYJ-QEP-30

版本 A1

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信息化交流与相关方控制程序

编号 SYJ-QEP-30

版本 A1

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1. 目的

为确保内外部环境有关的各种信息得到及时的传输，以确保体系的有效运行，同时明确对供货商(承包商)等相关方施加环境影响的程度和方式，特制

定本程序。

2. 范围

适用本公司内部及外部相关方的环境信息交流以及相关方的管理。

3. 定义

相关方：关注组织的环境表现（行为）或受其环境表现（行为）影响的个人或团体。

4. 职责和权限

4.1 业务部：负责客户方环境信息的接收、处理与回复。

4.2 行政部：负责政府单位以及其它相关方的环境信息接收、识别、处理、回复与传达；并对相关方进行管理及施加环境影响。

4.3 品质部：负责公司环境方针、目标/指针、环境因素及其管理方案的倡导传达；

4.4 采购：负责对供货商进行环境调查及施加环境影响；

4.5 文控：负责相关外部环境信息的归档、发放管理。

4.6 其它单位：负责本单位相关环境信息的交流，收集与本单位相关的环境信息。

5. 程序内容

5.1信息交流的途径有：口头沟通、书面沟通、会议沟通、邮件沟通、计算机网络等。

5.2我司按照信息流动的方向将信息交流分为三类：外部→内部、内部→外部、内部→内部。

5.3信息交流的内容包括：

5.3.1 客户环境相关信息、环境法律法规及其它相关方信息；

5.3.2 本公司环境方针以及相关环境管理要求；

5.3.3各单位之间的环境信息交流。

5.4信息交流的要求

5.4.1 外部→内部环境信息交流要求：

A. 来自客户方的环境信息由业务人员接收，并确认是否需要传递给内部其它单位，若需要传递给其它单位的环境信息则转给文控部，由文控依

据《文件化信息控制程序》的规定进行发放相关单位。

B. 来自政府部门及其它相关方的环境信息由行政部负责接收，并确认是否需要传递给内部其它单位，若需要传递给其它单位的环境信息则转给

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文控部，由文控部依据《文件化信息控制程序》的规定进行发放相关单位。

C. 其它单位接收到的环境信息统一交由行政部进行识别，确认是否有必要在公司内部进行传递和使用。

D. 来自外部的环境信息需要答复的由接收单位按照来文单位要求进行答复，不能按照要求答复时由接收人员与来文单位进行沟通协商处理。

E. 通过文控发行的外部环境管理信息，文控应记录并妥善保管《外来文件记录清单》。

5.4.2 内部→外部环境信息交流要求：

A. 对于外部环境信息要求的处理结果由原接收单位向外进行传递；

B. 我司对供货商的环境要求由MPC向供货商进行传达；

C. 涉及到地方政府的环境信息由行政部传递给政府部门；

D. 需要向其它相关方传递相关环境信息时由各接洽部门向各相关方传达；

E. 各单位向外传递书面环境信息时，应将传递的信息内容登记于《环境信息交流清单》，以备查验。

5.4.3 内部→内部环境信息交流要求：

A. 行政部负责及时将本公司的环境方针、环境目标/指标、环境因素及环境管理方案、环境管理体系运行情况等信息传达到公司内部的各相关部

门及员工；

B. 环境管理体系运行情况以及环境目标、指针达成情况由品质部通过内审、管审等方式向环境管理者代表及公司领导汇报；

C. 管理部负责接收和答复员工关心的环境问题，必要时与各部门交流环境持续改进方面的意见；

D. 管理部通过安排年度培训内容，向全体员工倡导相关的环境法规要求以及公司相关环境管理要求；

E. 各部门在管理体系运行及活动中的建议、投诉等以书面报告提出，由各部门主管审核后，交公司领导批示处理意见。各单位按照领导批示执行

5.5 相关方管理

5.5.1 相关方的选择

A. 供货商的选择依据《合格供应商选择与管理程序》和《采购控制程序》执行；

B. 其它相关方由各需求单位进行选择，为公司提供服务或产品的相关方需提供合法证明。

5.5.2 对相关方施加影响的形式可以是网络、电话、书面、口头、会议、现场考察等多种形式，但施加影响的内容应记录在[环境信息交流清单]中

本公司环境管理体系文件中，凡涉及对相关方要求的，要提交给相关方

5.5.3 采购员负责向供货商发送《环境调查表》和相关资料，并负责跟踪供货商的环境调查结果，确认后存入供货商档案中。其它相关方由各对口

单位发送《环境调查表》，回复结果由相关部门保存。

5.5.4 各部门对相关方施加环境影响时，可根据调查表的相关信息考虑但不限于以下方面：

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标签： #控制程序 #相关方 #信息交流

摘要：

信息化交流与相关方控制程序编号SYJ-QEP-30版本A1页次Page1OF5文件修改履历表版次修改日期修改原因页码修改内容确认信息化交流与相关方控制程序编号SYJ-QEP-30版本A1页次Page2OF51.目的为确保内外部环境有关的各种信息得到及时的传输，以确保体系的有效运行，同时明确对供货商(承包商)等相关方施加环境影响的程度和方式，特制定本程序。2.范围适用本公司内部及外部相关方的环境信息交流以及相关方的管理。3.定义相关方：关注组织的环境表现（行为）或受其环境表现（行为）影响的个人或团体。4.职责和权限4.1业务部：负责客户方环境信息的接收、处理与回复。4.2行政部：负责政府单位以及...

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